一、目的：
規(guī)范公司合同檔案的管理，避免失誤，提高經(jīng)濟效益，保證定單的有效運作及帳款的回收。
二、適用范圍：
公司合同的管理
三、相關(guān)職責(zé)：
業(yè)務(wù)科負(fù)責(zé)合同檔案的管理
四、工作內(nèi)容及要求：
業(yè)務(wù)員應(yīng)充分了解客戶并對客戶的信譽度做出準(zhǔn)確評估；
業(yè)務(wù)員依據(jù)具體項目要求擬定詳盡規(guī)范的合同及相關(guān)合同附件內(nèi)容；
業(yè)務(wù)副總對業(yè)務(wù)員預(yù)簽的合同予以審定并組織評審，應(yīng)嚴(yán)格按照《合同法》及公司的管理規(guī)定對符合的合同予以批復(fù)，并監(jiān)督業(yè)務(wù)員針對合同具體條款在合同期的正常履約；
合同簽訂后應(yīng)及時對合同進(jìn)行歸檔。其中包括合同的文檔歸類及合同電子文檔的保存，以及合同的報價明細(xì)表；
如合同（工藝）發(fā)生變更或出現(xiàn)生產(chǎn)事故，在應(yīng)收帳統(tǒng)計時應(yīng)有所體現(xiàn)。業(yè)務(wù)在進(jìn)行應(yīng)收帳統(tǒng)計工作時，應(yīng)嚴(yán)格遵守應(yīng)收帳款管理規(guī)定。事故單的處理應(yīng)填寫《事故報告》；
客戶回款后應(yīng)及時把現(xiàn)金支票及相關(guān)憑證交到財務(wù)科.協(xié)助財務(wù)科進(jìn)行合同結(jié)算工作的進(jìn)行.并在應(yīng)收帳款中及時對已結(jié)算的應(yīng)收款進(jìn)行銷帳，并及時處理發(fā)票事宜。
五、相關(guān)制度：
1.合同簽訂的基本要求：
1.1 業(yè)務(wù)員簽訂合同必須使用公司的合同范本文件；客戶有特殊需要的，提交業(yè)務(wù)副總審批或公司法律顧問審閱方可使用；
1.2 在簽訂合同前，業(yè)務(wù)員需嚴(yán)格按照相關(guān)流程規(guī)定自覺做好工藝及價格評審工作；
1.3 簽訂前，應(yīng)綜合考慮公司執(zhí)行合同的能力、原材料的價格趨勢和合同標(biāo)的物生產(chǎn)周期及制作、交付過程的全部細(xì)節(jié)，盡可能留有余地的確保合同的履約，確保公司的信譽；
1.4 合同的變更需另作補充協(xié)議，變更說明，不得在原文件（或作業(yè)單）上更改；
1.5 所有合同簽訂前必須經(jīng)過審批程序，審批過的合同方可開具生產(chǎn)作業(yè)單進(jìn)入生產(chǎn)環(huán)節(jié)。
2.合同簽訂的權(quán)限：
2.1 業(yè)務(wù)員可簽訂不低于報價標(biāo)準(zhǔn)的合同，低于報價標(biāo)準(zhǔn)的合同應(yīng)及時請示業(yè)務(wù)副總；
2.2 合同金額在10-30萬元需由業(yè)務(wù)副總簽字；
2.3 合同金額超過30萬元需由總經(jīng)理簽字；
2.4 各級管理者應(yīng)認(rèn)真審核每項明細(xì)并及時處理解決合同中的問題。
3. 合同存檔管理：
3.1 簽訂合同需一式三份：業(yè)務(wù)員一份、業(yè)務(wù)副總備案一份、客戶一份；
3.2 合同結(jié)算后，仍需保存一年，一年后可自行銷毀，合同電子版需永久留存刻盤備案；
3.3 合同編號必須以計財部核發(fā)的號碼編寫，作業(yè)單使用合同號碼；
3.4 合同編號規(guī)則：每月從第一單起始，發(fā)生合同數(shù)量即為每月最后一個合同號碼
例：07年6月共簽訂26單合同 ，合同編號自 CY 07-06-001至 CY 07-06-026
4. 營業(yè)員與客戶簽定合同后，應(yīng)根據(jù)不同業(yè)務(wù)的具體要求，相應(yīng)對設(shè)計、制作、印刷等各生產(chǎn)部門開具生產(chǎn)作業(yè)單，并具體負(fù)責(zé)協(xié)助管理此項業(yè)務(wù)，如在工作過程中遇到困難要及時向上及部門反映，以便及時解決問題，切忌私做主張輕
率決定。
六、工作程序與標(biāo)準(zhǔn)：
1. 簽訂合司雙方的信譽度評估
與客戶正式簽訂合同是合同管理的基礎(chǔ),在與客戶簽訂合同時務(wù)必做到嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范。應(yīng)以《合同管理制度》作為簽訂合同的依據(jù)。
2. 合同的擬定與提案
業(yè)務(wù)員與客戶溝通后，商定合同事宜，其主要包括以下方面內(nèi)容：
2.1合同所涉及的定單工藝要求，安全生產(chǎn)周期、付款方式；
2.2 簽訂雙方的履約責(zé)任；
2.3 簽訂訂單的質(zhì)量要求；
2.4 合同所涉及的交貨事宜；
2.5 合同所涉及的雙方違約責(zé)任。
3. 合同的審定：
與客戶簽定合同前，合同必須由銷售主管審定后方可簽訂。如遇特殊項目還需報公司上級領(lǐng)導(dǎo)批示。合同的審定內(nèi)容包括以下幾個方面：
3.1 定單的工藝審定：
根據(jù)定單的直接業(yè)務(wù)員提供的客戶信息，審定定單的耗材及工藝技術(shù)參數(shù)的可行性。
3.2 定單的價格及付款方式的審定：
3.2.1 根據(jù)實際可行工藝方案對報價做合理評定；
3.2.2 根據(jù)相關(guān)業(yè)務(wù)員提供的客戶方資質(zhì)資料信息對客戶方的付款方式評定。
3.3 定單的生產(chǎn)周期審定：
正確合理評核生產(chǎn)周期，保證定單合同的順利履約。
4. 合同正式簽訂：
合同正式簽訂由雙方法定代表人直接簽署或由法定代表人指定代表人簽署,并加
蓋雙方合同專用章。
5. 合同備案流程
業(yè)務(wù)員在簽訂承印合同后應(yīng)將合同文件及相關(guān)材料備案到相關(guān)部門，具體如下：
5.1 業(yè)務(wù)員需將合同單原件，客戶方營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件，客戶信息文件（包含客戶方地址，電話，聯(lián)系人，開戶行帳戶等）上交財務(wù)部門，由財務(wù)部門建檔備案；
5.2 業(yè)務(wù)員需將合同單的準(zhǔn)印文件（包含新聞出版部門下發(fā)的委印單，工商部門下發(fā)的印刷許可證等）上交行政部門，由行政部門核準(zhǔn)建檔備案；
5.3 業(yè)務(wù)員本人也應(yīng)對其所發(fā)生的承印合同的所有文件信息自建檔備案，以便查詢結(jié)算，包括合同文本（含變更項）、報價明細(xì)、客戶收貨清單、準(zhǔn)印文件、給客戶開具發(fā)票的簽收單、客戶的發(fā)貨通知單等。
6. 合同統(tǒng)計流程
所有進(jìn)入生產(chǎn)環(huán)節(jié)的合同都需要進(jìn)行合同統(tǒng)計，具體如下：
6.1 業(yè)務(wù)部門統(tǒng)計
業(yè)務(wù)員應(yīng)將自己所有簽訂的合同單進(jìn)行統(tǒng)計匯總，方便查詢核對。對發(fā)生生產(chǎn)變更及特殊款項的合同單及時辦理相應(yīng)手續(xù)，上交財務(wù)部門核準(zhǔn)處理。
6.2 財務(wù)部門統(tǒng)計
財務(wù)部門應(yīng)對業(yè)務(wù)員上交的每單合同進(jìn)行價格核準(zhǔn)，對發(fā)生變更或特殊款項核實后及時處理。對于不符合公司價格體系的合同單在業(yè)務(wù)員未做出合理解釋前不予統(tǒng)計，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在合同統(tǒng)計后及時督促業(yè)務(wù)科合同結(jié)算及相關(guān)事宜。
6.3 生產(chǎn)部門統(tǒng)計
生產(chǎn)部門應(yīng)針對所有流入生產(chǎn)的合同單首先檢閱是否經(jīng)過審核流程，未經(jīng)審核工單應(yīng)不予安排生產(chǎn)，返還業(yè)務(wù)部門，然后進(jìn)行統(tǒng)計，及時與業(yè)務(wù)部門溝通生產(chǎn)進(jìn)度及產(chǎn)品品質(zhì)問題。及時與財務(wù)部門核對材料成本等事項，一旦發(fā)現(xiàn)異常應(yīng)立即予以通知。完工交貨后，應(yīng)將收貨單及時返還業(yè)務(wù)科予以記錄。
7. 合同結(jié)算流程
7.1 業(yè)務(wù)員應(yīng)及時按照合同簽訂情況和合同統(tǒng)計結(jié)果進(jìn)行合同結(jié)算；
7.2 財務(wù)部門應(yīng)按合同單簽訂情況及時督促和業(yè)務(wù)員進(jìn)行合同結(jié)算；
7.3 如不能及時進(jìn)行合同結(jié)算，或不能夠履行合同約定，業(yè)務(wù)員應(yīng)及時上報財務(wù)部門和上級領(lǐng)導(dǎo)；
7.4 合同結(jié)算后應(yīng)由財務(wù)科在合同單上加蓋“已結(jié)款”銷賬章。
